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Projektmanagement

 Projekte

Der lat. Ursprung für den Projektbegriff ist „proiectum“ was „das voraus Geworfene“ bedeutet. Es muss auf jeden Fall vor Beginn eines jeden einzelnen Projekt geprüft werden, ob das Vorhaben projektwürdig ist oder ob es im Rahmen routinemäßiger Prozesse effektiver und effizienter bearbeitet werden kann.->

  • In jedem Fall sollte eine Projektaufgabe folgende Kriterien erfüllen:
  • komplexe, neuartige und eindeutige Aufgabenstellung
  • messbare Ziele
  • zeitliche Befristung (Anfang+Ende)
  • begrenzte Ressourcen (Geldmittel, Personal etc.)
  • interdisziplinäre Bearbeitung (Teamarbeit)

 Projektmanagement

Der Terminus Projektmanagement hat in der Praxis vor allem zwei Bedeutungen. Einerseits wird darunter generell die Arbeits- und Organisationsform zu Bearbeitung von Projekten verstanden. Andererseits beschreibt Projektmanagement auch die Führungs- und Managementaufgaben in Projekten.

Projektmanagement ist ein systematischer Prozess zu Führung komplexer Vorhaben. Es umfasst die Organisation, Planung, Steuerung und Überwachung aller Aufgaben und Ressourcen, die notwendig sind, um die Projektziele zu erreichen.

 Nutzen des Projektmanagements

Effektivität

- ganzheitliche Probleme lösen

- interdisziplinäre Teamarbeit

- Einbeziehung aller Betroffenen

1. Effizienz

  - kürzere Arbeitszeiten

  - geringere Gesamtkosten

2. Kontrollierbarkeit

  - Projektcontrolling

3. Plantreue

  - höhere Plantreue durch professionelle Planung und Steuerung

4. Transparenz

  - verbesserte Transparenz (Dokumentation)

5. Führungskräfteentwicklung

  - gezielter Aufbau von Führungskompetenzen

6. Wissensmanagement

  - nachhaltiger Wissenstransfer (Dokumentation)

  - „Traing on the job“ „lessons learned“

 Erfolgsfaktoren

1. Projektwürdige Aufgabenstellung

  • Nur projektwürdige Aufgabenstellungen werden als Projekte abgewickelt
  • Es erfolgt ein sorgfältige Projektauswahl- und entscheidung
  • sobald Projekte nicht mehr „würdig“ sind, werden sie abgebrochen.

 -> Meilenstein- bzw. Zwischenzielerreichung

2. Projektauftrag

  • Die Rahmenbedingungen des Projekts (Ziele, Hauptaufgaben, Kosten+Ressourcen etc.) sind klar und eindeutig im Projekt dokumentiert.

-> Kein Projekt ohne Projektauftrag!

  • Es ist allen Beteiligten klar, was zum Projekt gehört und was nicht.
  • (Ziele- und Nicht-Ziele)
  • Der Projektauftrag ist mindestens vom Projektauftraggeber und Projektleiter unterzeichnet.

3. Machtpromotoren

  • Die Entscheidungsträger der Linie haben ein starkes Interesse am gelingen des Projekts und halten dem Projektleiter „den Rücken frei“.
  • Der Projektgeber und die beteiligten Linienvorgesetzten schaffen gemeinsam die notwendigen Rahmenbedingungen, damit das Projektteam bestmöglich arbeiten kann. (z.B. zeitliche Freistellung)

4. Kompetente Projektleiter und Teammitglieder

Der Projektleiter verfügt über die notwendigen Kompetenzen

(20% fachlich, 40% methodisch, 40% sozial!?)

Das Projektteam verfügt über notwendige Kompetenzen.

(60% fachlich, 40% sozial)

 

5. Soviel Projektmanagement wie nötig, nicht wie möglich

  • Der Projektleiter betreibt keinen „PM Overkill“
  • Methoden der Projektplanung und –steuerung werden dosiert und pragmatisch eingesetzt.
  • Der PM-Einsatz steigt mit der Komplexität und Schwierigkeit der Aufgabenstellung

6. Zeitliche Freistellung

  • Das Projektteam (Leiter und Mitarbeiter) ist in ausreichendem Maße von der Linientätigkeit freigestellt.
  • Projektarbeit darf keine reine Zusatzarbeit sein
  • Die Zeitliche Freistellung ist mit dem zuständigen Führungskräften / Linienvorgesetzten abgesprochen und besprochen.

7. Klare Rollenverteilung

  • Der Projektleiter widmet sich primär der PM-Funktion im Projekt (planen, steuern, organisieren, koordinieren, informieren, etc.)
  • Der Großteil der operativen Tätigkeit wird von den Mitgliedern des Projektteams ausgeführt.
  • Die Rollen, Funktionen und Aufgaben im Projekt sind klar verteilt.

8. Gezielte Projektkommunikation

  • Die internen und externen Anspruchsgruppen des Projekts werden gezielt über den Projektfortschritt informiert. (Statusberichte, Projektsitzungen, persönliche Gespräche)
  • Die Projektergebnisse werden (soweit möglich) zugänglich gemacht und intern sowie extern vermarktet.

9. Elektronische Hilfsmittel

  • Elektronische Hilfsmittel wie Internet, Intranet oder e-Mail werden effektiv genützt.
  • Die Projektplanung und –steuerung wird durch den Einsatz geeigneter Software-Tools sinnvoll unterstützt.

10. Projektmanagement – Kultur

  • Projektmanagement funktioniert dann, wenn im Unternehmen eine entsprechende Projektmanagementkultur geschaffen werden kann.
  • Gefördert werden kann diese durch:

   - entsprechendes Führungsverhalten

   - geeignete Rahmenbedingungen

   - einer entsprechenden PM-Methodik

   - entsprechender Schulungsmaßnahmen

   - Leistungs- und erfolgsorientierte Entlohnungssysteme

 PM-Systeme

Als PM-Systeme bezeichnet man die Gesamtheit der Rahmenbedingungen, die für ein funktionierendes Projektmanagement in einem Unternehmen oder einer öffentlichen Organisation geschaffen werden.

Elemente eines PM-Systems können sein:

  • PM-Strategie
  • PM-Konzept und Methodik
  • PM-Standards und Richtlinien
  • PM-Organisationsform
  • PM-Qualifizierung (Personalentwicklung)
  • PM-Software

Implementierung

Die Implementierung eines wirkungsvollen PM-Systems ist ein Organisationsentwicklungsprozess von ca. 1-3 Jahren (je nach Unternehmensgröße)

Mögliche Eckpunkte dieses Prozesses sind:

  1. PM-Bedarf wird erkannt
  2. Bekenntnis des Top-Managements zu den Zielen des Organisationsentwicklungs-Prozesses
  3. Analyse relevanter Strukturen, Prozesse etc.
  4. Festlegung einer PM-Strategie
  5. Fahrplan für den OE-Prozess zur PM-Implementierung
  6. unternehmensspezifisches PM-Konzept und PM-Methodik
  7. Dokumentation in einem PM-Handbuch
  8. Umfassende PM-Qualifizierung (Projektleiter, Projektmitarbeiter, Linienmanager, Führungskräfte)
  9. Durchführung von Pilotprojekten
  10. gegebenenfalls Überarbeitung des Pm-Handbuchs
  11. Ausweitung auf sämtliche relevanten Organisationsbereiche
  12. Kontinuierliche Verbesserung

 Phasen des Projektmanagements

Phase 0: Vorprojektphase

-> sehr wichtig!

  • Projekt-Situation
  • Projekt-Umfeld
  • Projekt-Ziele
  • Projekt-Kosten
  • Projekt-Organisation
  • Projekt-Auftrag

Phase 1: Diagnose

Aufgabenanalyse:

  • Aufgabe = Zielvorschrift für menschliches Handeln (bestimmten Zustand zu verwirklichen)
  • beschäftigt sich mit dem Gesamtprojekt
  • Analyse und Zerlegung der Gesamtaufgabe
  • gliedert Hauptaufgaben in Teilaufgaben um sie auf verschieden Projekt-Mitarbeiter zu verteilen
  • Aufgabenanalyse <-> Aufgabensynthese

pl-w Projektplan

Aufgabensynthese:

  • die Teilaufgaben werden wieder systematisch kombiniert
  • Teilaufgaben werden gebündelt und auf die Mitarbeiter verteilt
  • zu berücksichtigen sind:
    • Aufgabenumfang
    • Aufgabenkomplexität
    • Projektziele (Wirtschaftlichkeit, Zweckmäßigkeit)
  • Aufgabenanalyse <-> Aufgabensynthese

Aufgabenanalyse    =>  Aufgabensynthese

Phase 2: Planung

Ziele

  • Stellen Orientierungs- bzw. Richtgrößen für das unternehmerisches Handeln dar.
  • Sie lassen sich folglich auch als Aussagen über angestrebte zukünftige Zustände auffassen, die aufgrund der unternehmerischen Aktivitäten erreicht werden sollen. Unternehmen verfolgen in der Regel nicht ein Ziel, sondern gleichzeitig andere Ziele bzw. Zielkombinationen.

Messbarkeit von Zielen

  • Ziele müssen messbar sein. (Operationalisierung)
  • W – Fragen, Was? Wer? Wie viel? Wo? Wann? Warum?
  • Beachte: Termine setzen und Ergebnisse formulieren!

Machbarkeit

  • nur realistische Ziele wirken motivierend
  • jeder Mensch hat Grenzen
  • besondere Umstände und situative Einflüsse
  • Ziele positiv formulieren, Verneinungen und negative Ausdrücke hemmen, motivierend formulieren

Phase 3: Umsetzung

  • Projekt-Teilaufgaben abarbeiten
  • Zielüberwachung
  • Controlling
  • kontinuierliche Soll -Ist-Vergleich von Teilabschnitten
  • eventuell Gegenmaßnahmen einleiten
  • usw.

Phase 4: Evaluation

Soll-Ist-Vergleich

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Magisches Dreieck der Projektziele

Aktionsziele

Projektplanung

Projektsituation

Zuständigkeiten-Liste

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